Cautionnement électronique

Documents électroniques: critères exigés

D'un point de vue technique, la technologie pour créer, enregistrer, exécuter et émettre les cautionnements est disponible sur le marché. Indépendamment du système utilisé, il est important que l'utilisateur ait confiance au processus et soit assuré que le "document" reçu est aussi valide qu'un équivalent papier.  À cet égard, il est crucial que tout document électronique reçu rencontre les trois critères primordiaux suivants:

Intégrité des informations
L'assurance que le document reçu est conforme aux informations transmises et que le contenu n'a pas été changé ou altéré.

Accès sécurisé
Accès restreint au document à ceux qui sont autorisés à le visionner et/ou le télécharger.

Applicabilité
L'assurance que le document a vraiment été exécuté par les parties identifiées et qu'il est applicable en vertu de la loi.

Il existe plusieurs programmes logiciels commerciaux disponibles capable de créer des obligations électroniques fiables et exécutoires répondant aux critères de l'Association canadienne de caution, chacun ayant ses propres spécifications techniques et processus.

Cependant, étant donné que la technologie évolue rapidement, veuillez noter que l'ACC a cessé d'évaluer les plates-formes d'obligations électroniques. Il est également important de noter que l'ACC ne cautionne ni n'approuve l'utilisation d'une plateforme particulière et suggère aux utilisateurs que, quelle que soit la plateforme utilisée, le cautionnement (ou document) produite doit répondre aux critères susmentionnés.

Cautionnement électronique - Lients et documents à télécharger

L'Association a rassemblé un certain nombre de documents et liens au sujet du cautionnement électronique.

Raisons de la liaison électronique

Dans la foulée de la tendance croissante vers l'automatisation, les industries de la construction et du cautionnement continuent d'explorer l'utilisation de la technologie afin d'améliorer le niveau de service donné à leurs clients et de rationalier leurs procédures administratives.  Dans le monde de la construction et du cautionnement, le processus d'appels d'offres se prête très bien à une automatisation pour plusieurs raisons:

1. La pression de temps présente dans le processus d'appels d'offres où dans certains cas, une minute trop tard peut vouloir dire une disqualification.  Une approche automatisée lorsque les documents sont émis instantanément, peut diminuer ce stress de dernière minute.
2. La règlementation et les lois qui régissent les appels d'offres sont strictes et les libellés doivent être conformes et ne pas comporter d'erreurs.  Un environnement électronique vient diminuer fortement les chances d'erreurs puisque les documents sont créés automatiquement et selon les normes.
3. Transmission facile et économique: non seulement l'expédition est plus facile, plus rapide et plus écologique mais elle s'avère moins dispendieuse, sans compter que les coûts de transmission sont éliminés.

Comme c'est le cas lors de tout changement majeur, celui de passer du papier à un environnement électronique comporte sans doute de nombreux défis.  De plus, la nature unique du cautionnement amplifie la portée de certains de ces défis et en ajoute d'autres.