Les cautionnements électroniques – Foire aux questions (FAQ)

Questions générales :

Q:   Qu’est-ce qu’un cautionnement électronique?

A:   Un cautionnement électronique est un fichier crypté qui procure au destinataire un document sécurisé et vérifiable (généralement en format PDF) qui est protégé par des dispositifs de sécurité.

Q:   Un cautionnement papier numérisé est-il un cautionnement électronique?

A:   Non. Un cautionnement numérisé est une « image » d’un cautionnement papier, image qui peut être facilement modifiée ou manipulée au moyen d’un logiciel de retouche photographique. N’étant pas conforme aux directives de l’industrie, une image numérisée d’un cautionnement papier peut ne pas être admise comme document juridique. 

Q:   Comment savoir si j’ai reçu un cautionnement électronique en bonne et due forme?

A:   Un cautionnement électronique en bonne et due forme doit satisfaire aux trois critères suivants :

1. Intégrité du contenu
   L’assurance que le document reçu est le document véritable signé et que le contenu n’a pas été modifié ou manipulé.
   
   
2. Accès sécurisé
   L’accès au document est limité aux personnes autorisées à le voir et à le télécharger.
   
   
3. Vérifiabilité / Caractère exécutoire
   L’assurance que le document a été signé en bonne et due forme par les parties mentionnées et qu’il a force exécutoire. 
   
   

Les cautionnements électroniques comportent généralement une signature numérique, un sceau de société numérique et une balise de vérification ou un lien permettant de vérifier que le libellé du cautionnement n’a pas été modifié. 

Voir les exemples ci-dessous :

Échantillon : cautionnement électronique en bonne et due forme

Échantillon : cautionnement numérisé
(pas un cautionnement électronique en bonne et due forme)

Q:   Est-ce que seules les cautions de soumission peuvent prendre la forme d’un cautionnement électronique?

A:   Non. Les logiciels de solution de cautionnement électroniques ont la capacité de créer des cautionnements de soumission ET des cautions de performance finales ainsi que des cautions de paiement de main-d'œuvre et de matériaux.

Q:   Quels sont les avantages d’un cautionnement électronique par rapport à un cautionnement papier?

A:   Il y a des avantages pour toutes les parties – maître d’œuvre (bénéficiaire), entrepreneur (débiteur principal), courtier en cautionnement – notamment ceux-ci :

• Économie de temps 
  • Aucun service de messagerie n’est requis pour la livraison des documents avant les échéances de l’appel d’offres.
  • Après l’entente initiale (courtiers en cautionnements et entrepreneurs), des cautionnements électroniques sont produits et transmis en temps opportun par courrier électronique ou pour téléchargement sur une plateforme d’appel d’offres (MERX, soumissions et appels d’offres, etc.).

• Économie d’argent
  • La production d’un cautionnement électronique exige moins d’heures-personne que celle d’un cautionnement papier.d.
  • Pour le maître d’œuvre (bénéficiaire), il n’y a aucun frais. 
  • Les courtiers en cautionnements et leurs clients (débiteurs principaux/entrepreneurs) bénéficient d’une tarification et d’une offre de services flexibles.
    
    
• Avantage écologique
  • Le processus est entièrement numérique de sorte qu’aucune impression de texte n’est requise. 

• Facilité
  • Chaque fournisseur de logiciels de programme offre une vue d’ensemble de son système aux courtiers en cautionnements et à leurs clients (débiteurs principaux/entrepreneurs).
  • L’enregistrement des courtiers en cautionnement et de leurs clients (débiteurs principaux/entrepreneurs) repose sur une procédure simple.
  • Sur demande, les maîtres d’œuvre peuvent également obtenir de tout fournisseur de logiciels une vue d’ensemble du processus d’acceptation des cautionnements.

Q:   Faut-il appliquer le sceau d’une société à un cautionnement électronique?

A:   Contrairement aux documents contractuels classiques, les cautionnements sont considérés comme des titres; par conséquent, les tribunaux ont déterminé que les titres (et donc les cautionnements) doivent :

• être signés;
• être scellés;
• comporter un exemplaire original.

Dans toutes les provinces canadiennes sauf la province de Québec, tout cautionnement électronique crypté, sécurisé et vérifiable comportant une signature numérique et un sceau numérique de société doit être conforme aux directives mentionnées ci-dessus.

Pour de plus amples renseignements à cet égard, prière de se reporter aux documents suivants : 

• Exposé de position de L'ACC #20 – Sceaux sur les cautionnements
• Exposé de position de L'ACC #21 - Cautionnements dans un monde technologique

Questions de courtiers en caution :

Q:   Je suis un courtier en caution. Comment puis-je obtenir un cautionnement électronique de mon client?

A:   Il existe plusieurs logiciels disponibles sur le marché permettant de créer des cautionnements électroniques fiables et exécutoires satisfaisant aux critères de l’Association canadienne de caution. 

Q:   Faut-il acquitter des frais pour avoir accès à ces fournisseurs de logiciels de cautionnement électronique et pour l’utilisation de leurs services?

A:   Chaque fournisseur de logiciels détermine sa tarification et la gamme de ses services. Certains fournisseurs ont un tarif fixe, d’autres une tarification à la carte, etc. Notre recommandation est de contacter directement un fournisseur pour obtenir plus amples renseignements et pour trouver la solution la plus appropriée à vos besoins et exigences.

Q:   Les fournisseurs de logiciels produisent-ils uniquement des cautionnements contractuels?

A:   Non. Le système de chaque fournisseur de logiciels a la capacité de créer des cautionnements commerciaux ET des cautionnements contractuels. Dès qu’un courtier en cautionnements a ouvert un compte et s’est enregistré pour accéder au système, il sera en mesure de créer des cautionnements électroniques commerciaux ou contractuels.

Q:   De quelle société relève le sceau que j’applique à un cautionnement électronique?

A:   Chaque courtier devra se procurer une procuration/procuration électronique d’une caution en vue d’utiliser un sceau au nom de la caution. 

La plupart, voire la totalité, des cautions canadiennes ont procédé au téléchargement de leurs sceaux de sorte que ceux-ci sont accessibles dans chacun des systèmes de fournisseur de logiciels. 

Dès lors qu’un courtier s’est enregistré, qu’il peut accéder au système et qu’il obtient d’une caution la confirmation qu’on lui a attribué la procuration électronique, il peut appliquer le sceau de la société à tout cautionnement électronique qu’il crée. 

Q:   Si la soumission de notre client (entrepreneur/débiteur principal) n’a pas été retenue, comment un cautionnement électronique de soumission est-il libéré ou renvoyé?

A:   Le maître d’œuvre (bénéficiaire) informera l’entrepreneur (débiteur principal) que sa soumission n’a pas été retenue; toutefois, dans le monde des cautionnements électroniques, un cautionnement électronique peut ne pas être renvoyé à celui qui l’a délivré; par conséquent, plutôt que d’attendre que soit épuisée la période de validité (30, 60, 90 jours, etc.), les courtiers devraient suggérer à leurs clients de leur signaler que leur soumission n’a pas été retenue. 

Lorsque le courtier apprend qu’une soumission n’a pas été retenue, il transmet cette information à la caution pour faire en sorte que la place que cette soumission particulière occupait sur la marge de caution d’un entrepreneur soit libérée.

Questions des bénéficiaires (maîtres d’œuvre) :

Q:     Je suis maître d’œuvre et j’aimerais étudier la possibilité de mettre en place une procédure d’acceptation des cautionnements électroniques. Que dois-je faire?

A:     Il importe de signaler que le processus d’acceptation des cautionnements électroniques est relativement homogène. Les cautionnements électroniques peuvent être téléchargés sur les plateformes d’appels d’offres existantes (MERX, soumissions et appels d’offres, etc.) ou peuvent être transmis par courrier électronique ou sous forme de PDF crypté/sécurisé. 

La première étape consiste à prendre contact avec un fournisseur de logiciels pour déterminer vos exigences.

Q:      Les cautionnements électroniques viennent-ils à expiration?

Les cautionnements électroniques peuvent faire l’objet d’une vérification concernant la durée de vie du document; toutefois, la définition de la « durée de vie du document » figure généralement dans les spécifications du cautionnement dont fait état le contrat du projet. 

Cela dit, il importe de signaler que les fournisseurs de logiciel ne sont pas des établissements d’archivage de documents; c’est au maître d’œuvre qu’incombe donc la responsabilité d’entreposer et de sécuriser les cautionnements électroniques qui leur sont transmis ou soumis.

Q:     Quel type de renseignements doit-on inclure dans nos documents d’appel d’offres concernant l’acceptation de cautionnements électroniques?

A:     L’ACC a créé un document qui propose une terminologie aux maitres d’œuvre pour solliciter/permettre des cautionnements de soumission électroniques. Pour télécharger ce document, CLIQUEZ ICI.

Q:     Comment puis-je déterminer si un cautionnement électronique est un cautionnement électronique en bonne et due forme?

A:     Voir les « Questions générales » ci-dessus.

Questions des débiteurs principaux (entrepreneurs) :

Q:     Comment puis-je obtenir un cautionnement électronique pour une soumission que je prépare dans le cadre d’un appel d’offres?

 A:    Si vous ne bénéficiez pas actuellement des services d’un courtier ou d’une relation avec une caution, vous devez tout d’abord prendre contact avec un courtier. CLIQUEZ ICI pour avoir accès à notre répertoire en ligne des courtiers.

En général, en ce qui concerne les cautionnements contractuels, il vous faudra présenter un plan d’affaire de vos activités, ainsi que des recommandations et des états financiers, pour être autorisé à obtenir un cautionnement (format papier ou format électronique). Un courtier en cautionnements peut vous guider dans le cadre de cette procédure et vous aidera à établir une relation d’affaires avec une société de cautionnements.

Si vous bénéficiez actuellement des services d’un courtier ou d’une relation avec une caution, votre courtier sera en mesure de vous aider à obtenir un cautionnement électronique. Toutefois, si votre courtier n’est pas en mesure d’offrir des cautionnements électroniques, veuillez communiquer avec nous (surety [at] suretycanada.com) pour que nous puissions prendre contact avec lui à ce sujet.

Q:     Comment soumet-on un cautionnement électronique dans le cadre d’un appel d’offres?

A:      Une fois que le cautionnement électronique est numériquement signé et qu’on lui a apposé un sceau de société, il sera simplement transmis selon les exigences de l’appel d’offres; par exemple, il sera transmis directement au bénéficiaire ou téléchargé sur un système électronique d’appels d’offres (MERX, soumissions et appels d’offres, etc.).

Veuillez noter que le cautionnement électronique doit constituer un fichier distinct et ne peut être fusionné ou associé à d’autres fichiers, sans quoi le maître d’œuvre (destinataire) ne sera pas en mesure de valider le cautionnement électronique.

Q:     Comment puis-je obtenir une signature numérique ou un sceau numérique de société?

A:     Certains fournisseurs de logiciels ont la capacité de produire des signatures électroniques ou d’apposer des sceaux électroniques directement sur un instrument tandis que d’autres vous dirigeront vers une tierce plateforme (par ex. Presto Direct, Notarius, etc.) qui crée un fichier pouvant être téléchargé et apposé au cautionnement électronique.

Si vous avez des questions autres que celles figurant ci-dessus, n’hésitez pas à COMMUNIQUER AVEC NOUS.