Besoin d’un cautionnement de contrat - Voici des conseils utiles

Les entrepreneurs généraux travaillant à des projets publics sont généralement tenus de déposer des cautionnements. Toutefois, plusieurs sous-traitants constatent qu’on leur demande maintenant de déposer des cautionnements; et un nombre grandissant de maîtres d’œuvre de projets privés exigent aussi le dépôt de cautionnements.

Un cautionnement n’est rien de plus qu’un accord en vertu duquel une partie, la caution, garantit au profit d’une autre partie, le maître d’œuvre ou le bénéficiaire, qu’une tierce partie, l’entrepreneur ou le mandant, exécutera un contrat conformément aux dispositions contractuelles. Dans le cas d’un sous-traitant, l’entrepreneur général est le bénéficiaire et le sous-traitant le mandant.

Il y a trois types de cautionnement de contrat. Il y a tout d’abord le cautionnement de soumission, qui procure l’assurance financière que la soumission est déposée de bonne foi et que l’entrepreneur a l’intention de signer un contrat au prix indiqué dans la soumission et de déposer les cautionnements d’exécution et de paiement exigés par le maître d’œuvre.

Il y a ensuite le cautionnement d’exécution, qui protège le bénéficiaire contre toute perte financière résultant d’un non-respect par l’entrepreneur des modalités et conditions stipulées dans les documents contractuels.

Le troisième type de cautionnement de contrat est le cautionnement de paiement de la main-d’œuvre et des matériaux, qui garantit que l’entrepreneur acquittera les factures du principal sous-traitant, de la main-d’œuvre et des matériaux afférents au projet.

Comme la plupart des entreprises qui accordent des cautionnements utilisent les services de courtiers d’assurance (également appelés producteurs), la première démarche en vue d’obtenir un cautionnement commercial consiste à faire part de vos projets à un courtier. Vous constaterez sans doute que les courtiers spécialisés dans les cautionnements commerciaux sont les plus aptes à répondre à vos besoins.

Le courtier professionnel en cautionnements vous initiera aux démarches permettant d’obtenir un cautionnement et vous aidera à établir une relation commerciale avec une société de cautionnement.

Bien que la plupart des entreprises de cautionnements soient également d’importantes compagnies d’assurance, l’obtention d’un cautionnement s’apparente davantage à l’obtention d’un crédit bancaire qu’à l’achat d’une police d’assurance. Comme votre banque, l’entreprise de cautionnement veut connaître à fond votre situation financière avant d’hypothéquer ses actifs en votre faveur.

La plupart des entrepreneurs s’aperçoivent qu’il leur faut consacrer beaucoup de temps et d’efforts à l’établissement de leur première relation avec une société de cautionnement. Comme la caution se trouve à garantir l’exécution de vos obligations, il lui faut rassembler des renseignements à votre sujet et au sujet de votre entreprise et les analyser soigneusement avant d’accorder des cautionnements.

Le processus de souscription du cautionnement est centré sur la présélection de l’entrepreneur. Il faut beaucoup de temps – parfois des semaines – pour rassembler et présenter des données, répondre à des questions soulevées par la caution et vérifier les données obtenues.

Avant d’accorder un cautionnement, la caution doit avoir l’assurance que l’entrepreneur est une personne intègre et solvable, qu’il possède l’expérience correspondant aux exigences des projets devant être réalisés et qu’il possède ou peut obtenir le matériel nécessaire à l’accomplissement des travaux.

La caution tient aussi à s’assurer que l’entrepreneur a la puissance financière requise pour diriger le programme de travail envisagé et qu’il a la réputation de payer promptement ses sous-traitants et fournisseurs. Elle voudra s’assurer que l’entrepreneur jouit d’une bonne renommée auprès d’une banque et qu’il détient une ligne de crédit.

En bref, la caution veut obtenir l’assurance que l’entreprise de construction est bien gérée et rentable, qu’elle tient ses promesses, qu’elle négocie de manière équitable et qu’elle s’acquitte de ses obligations en temps opportun.

Il importe de savoir que chaque société de cautionnement possède ses propres critères de souscription. Cela dit, il y a des éléments fondamentaux qui sont communs à la souscription des cautionnements et il est utile pour un entrepreneur désireux d’établir pour la première fois une relation avec une société de cautionnement de les connaître.

Voyons quelques-uns des documents que vous serez appelé à fournir à votre courtier en cautionnements pour établir une telle relation :

• Un organigramme indiquant les noms et responsabilités de vos principaux employés, dont votre CV et celui de vos principaux collaborateurs.
• Un plan d’affaires exposant le type de travail que vous faites, la manière dont vous procédez pour obtenir des contrats de travail, une description de l’aire géographique au sein de laquelle vous exercez vos activités et vos objectifs de croissance et de rentabilité.
• Une description des travaux que vous avez parachevés récemment; cette description doit indiquer les noms et adresses des maîtres d’œuvre, le prix de chaque contrat, les dates d’achèvement des travaux et le bénéfice brut réalisé dans chaque cas.
• Un plan exposant comment votre entreprise poursuivra ses activités par suite de votre décès ou de votre invalidité ou du décès ou de l’invalidité d’un employé occupant un poste clé (votre courtier en cautionnements pourrait suggérer que votre plan comprenne une assurance-vie s’appliquant aux personnes exerçant des rôles clés, votre entreprise en étant la bénéficiaire).
• Des recommandations de sous-traitants et de fournisseurs indiquant les noms, adresses et numéros de téléphone des personnes à contacter (la caution sollicitera aussi vraisemblablement un rapport de crédit indépendant concernant votre entreprise).
• Des documents attestant que vous disposez d’une ligne de crédit auprès de votre banque.
• Des lettres de recommandations de maîtres d’œuvre, d’architectes et d’ingénieurs. 
• Toute entreprise qui consent du crédit juge indispensable de connaître les états financiers d’une personne faisant appel à ses services et les cautions n’échappent pas à cette règle. La caution souhaitera consulter les états financiers de vos trois à cinq derniers exercices financiers.

Vos états financiers doivent inclure les documents suivants :

• L’énoncé d’opinion de votre comptable, qui indique si les états financiers ont été préparés conformément aux normes d’audit, d’examen ou d’« avis au lecteur ».
• Le bilan qui indique l’actif, le passif et la valeur nette de votre entreprise à la date des états financiers. Cela permet à la société de cautionnement d’évaluer le fonds de roulement et la situation financière globale de votre entreprise.
• Un compte des résultats qui détermine la mesure dans laquelle votre entreprise a réalisé les projets qui lui ont été confiés. La caution évaluera chaque poste, dont le bénéfice brut au titre des contrats, le bénéfice opérationnel et le bénéfice net avant et après impôts.
• Un état des flux de trésorerie, qui indique les mouvements de trésorerie au titre des activités d’exploitation, d’investissement et de financement.Une liste des contrats en cours et une liste des contrats réalisés indiquant le rendement financier de chaque contrat et les possibilités de gains futurs découlant des contrats en cours.
• Une liste des charges générales et administratives, qui pourrait indiquer la mesure dans laquelle les frais généraux sont gérés et maîtrisés. 
• Les notes d’explication que le comptable a insérées dans les états financiers.

La caution peut également exiger qu’on lui fournisse des données sur les anciens comptes débiteurs et créditeurs, ainsi que sur les comptes relatifs à tout autre poste des états financiers demandant à être élucidé.

Les états financiers peuvent être préparés par des comptables à trois niveaux : audit (vérification), examen et avis au lecteur.

Les cautions préfèrent les états financiers audités de fin d’exercice, mais il arrive parfois qu’une caution accepte un examen général.

Un examen général, qui est beaucoup moins exhaustif qu’un audit, comporte surtout des analyses sur le personnel de votre entreprise et l’application de certaines procédures analytiques aux données financières. Bien que de portée beaucoup plus étroite qu’un audit en bonne et due forme, l’examen permet d’obtenir une assurance limitée au sujet des états financiers.

Toutefois, un « avis au lecteur » ne procure aucune assurance, sinon une assurance très limitée, concernant la crédibilité des données présentées puisque le comptable n’est pas tenu d’appliquer les procédures normales d’audit ou les principes comptables acceptables.

En général, ni les états financiers préparés par votre propre personnel, ni les « avis au lecteur » ne sont acceptés par les cautions parce que ces états financiers sont difficiles à vérifier et qu’ils ne portent pas le sceau d’approbation d’un auditeur indépendant.

Par conséquent, bien que les cautions puissent offrir des programmes reposant sur des examens, elles préfèrent des états financiers audités. Plusieurs cautions insistent pour que les états financiers de l’exercice financier le plus récent soient conformes aux normes d’un audit en bonne et due forme. 

Les sociétés de cautionnement accordent une très grande importance à des systèmes d’enregistrement et de comptabilité des coûts exhaustifs et précis. À défaut de tels systèmes, l’entrepreneur risque de ne pas pouvoir discerner ou régler les problèmes avant qu’il ne soit trop tard.

Selon le temps écoulé depuis l’établissement des états financiers du dernier exercice, la caution peut demander qu’on lui remette des états financiers intérimaires pour savoir comment progresse l’exercice en cours. Bien que les exigences concernant des états financiers intérimaires varient d’un cas à un autre, on demande généralement des états financiers semestriels.

Il vous faudra également préparer de manière périodique une liste des travaux en cours. Cette liste devrait indiquer le nom de chaque projet, le prix total du contrat ainsi que les éléments suivants :

• ordres de modification
• montant facturé jusqu’à une date récente
• frais engagés jusqu’à une date récente
• estimation révisée des frais à engager
• estimation du bénéfice brut
• date prévue d’achèvement des travaux

Le format de ces données et les renseignements requis varient d’une société de cautionnement à une autre.

Lorsque votre courtier en cautionnements a terminé la préparation de votre dossier, il le soumet à l’examen d’une société de cautionnement. Il se peut que le souscripteur de la société en question demande à vous rencontrer, vous et vos principaux collègues. Vous devez être disposé à discuter de tous les aspects des activités de votre société et de vos plans d’avenir.

Les sociétés de cautionnement voudront connaître la taille de chaque projet particulier que vous souhaitez réaliser, de même que le volume total de travail (l’ensemble de tous les projets, cautionnés ou non) que vous recherchez.

Une fois les arrangements de base conclus, la caution conférera un caractère formel à l’arrangement en remettant à votre courtier et à vous une lettre d’autorisation de programme. Ce document précise les modalités du cautionnement offert par la caution et les conditions ou limitations qui s’y rattachent. Elle indique généralement les éléments suivants :

• Les limites de programme s’appliquant à chaque taille de projet et au volume de travail total; ces limites correspondent à des montants en dollars.
• Les types de projet pouvant être cautionnés (par ex. des installations électriques, le bâtiment en général, etc.).
• L’aire géographique.
• Les autres conditions pouvant s’appliquer (par ex. le niveau minimal de fonds de roulement).
• Les exigences en matière d’indemnisation.

Concernant le dernier point, comme les cautionnements garantissent l’exécution d’un contrat par une entreprise et l’acquittement de ses obligations financières, la caution s’attend à ce que l’entrepreneur honore ses obligations. Pour faire en sorte qu’il en soit bien ainsi, vous serez invité par le souscripteur à signer un accord d’indemnisation. Cette indemnisation sera exigée d’une personne ou d’une entreprise et peut également être exigée des propriétaires d’une entreprise et de leur conjoint(e).

L’accord d’indemnisation oblige ses signataires à protéger la caution contre toute perte ou dépense, ce qui a pour effet de garantir qu’ils feront tout en leur pouvoir pour surmonter les difficultés et qu’ils utiliseront leurs talents et ressources financières pour régler tout problème qui pourrait surgir concernant l’acquittement des obligations visées par le cautionnement. 

Une fois ces arrangements conclus, la caution sera en mesure d’étudier les demandes de cautionnement portées à son attention. Le souscripteur examinera chaque demande et analysera les modalités et conditions des documents contractuels et les libellés de cautionnement.  S’ils sont jugés inacceptables, la caution peut refuser d’accorder un cautionnement même si les autres facteurs de souscription sont favorables.

Une fois les cautionnements rédigés, la caution réévaluera constamment l’exécution générale des travaux et la position financière de l’entrepreneur. Des changements défavorables peuvent avoir pour conséquence que la caution limite la portée du cautionnement ou y mette fin tandis que des résultats positifs peuvent se traduire par une augmentation des possibilités de cautionnement.

Il importe de prévoir un délai suffisant pour l’obtention d’un cautionnement, surtout s’il s’agit d’une première démarche en ce sens. En aucun cas ne devrait-on déposer une soumission concernant un projet cautionné avant que des arrangements relatifs au cautionnement aient été établis.

Nous avons discuté de manière générale du type de renseignements que les sociétés de cautionnement exigent pour un premier cautionnement. N’oubliez pas, toutefois, que chaque caution a ses propres critères de souscription et que les demandes de renseignements peuvent différer d’une caution à une autre.

Et même alors rien ne garantit que la présentation de tous les renseignements demandés sera suivie d’une approbation. Le cautionnement sera accordé seulement si la caution estime que l’entrepreneur est suffisamment qualifié pour exécuter le contrat de manière satisfaisante et qu’il a la capacité et les ressources nécessaires pour surmonter les difficultés financières ou de construction qui peuvent surgir.

Vous vous demandez sans doute quel est le prix d’un cautionnement. Les taux de cautionnement varient d’une caution à une autre et votre courtier en cautionnements peut vous conseiller au sujet des taux en vigueur sur le marché.

Il convient de rappeler que le processus de présélection est très rigoureux. C’est pourquoi nous insistons sur le rôle d’un courtier professionnel en cautionnement pouvant vous accompagner dans votre démarche.